Répondre à un Appel d’Offres : Comment survivre à un scénario catastrophe ?

Imaginez que tout, absolument tout, se dérègle au cours d’une réponse à appel d’offres (RAO). Toute ressemblance avec la réalité serait, bien sûr, pure coïncidence.

J-6 Semaines : Go / No-go

C’est l’histoire d’une entreprise.

Ayant eu la connaissance d’un appel d’offres pour un marché de 300k€, l’équipe projets se concerte longuement sur ses capacités à positionner une offre. Après tout, l’équipe est surchargée, et le directeur est à un salon à Kuala Lumpur. Il faut pourtant se prononcer rapidement pour avoir le temps de construire une réponse de qualité, et d’obtenir le marché. La date limite de réponse est six semaines plus tard.

Notre équipe passe du temps sur le cahier des charges, conséquent, afin d’en faire une lecture fine et précise. Malgré les difficultés pour statuer, et à l’issue de longs et houleux débats, l’équipe décide de faire un “No-Go”. Ce ne sera pas pour cette fois.

Or, notre directeur fraîchement revenu de Malaisie invalide aussitôt la décision collégiale. En effet, il rappelle que l’équipe ne peut pas se passer de ce marché, qui de plus permettrait à l’entreprise de développer sa présence dans un secteur où elle souhaite se renforcer. Dont acte. La date limite de réponse est quatre semaines plus tard.

J-4 Semaines : Hypothèse invalidée

L’horloge tourne, le temps file, et une équipe ad hoc est constituée avec Grégoire, chef du projet de réponse, Jules, le commercial, Gustave, l’architecte technique, ainsi qu’un expert complémentaire, le responsable du service client, Suzanne, du service juridique, notre responsable qualité et RSE, et un membre du département marketing & communication.

L’équipe met en place le branle-bas de combat pour élaborer la solution technique, chiffrer le projet et structurer un mémoire technique de qualité. Tout est mis en œuvre pour apporter une réponse ultra-fine, parfaitement ciblée, élégante et propre pour mettre en avant le savoir-faire de notre entreprise, qui est une référence en son domaine et n’a pas à rougir de ses réalisations précédentes.

Gustave, l’architecte en charge de la solution technique, envoie un message à toute l’équipe en demandant une précision. Nous n’avons pas la réponse, alors nous envoyons un message à l’acheteur pour mieux comprendre son besoin. Mais comme nous n’avons pas de temps à perdre, nous continuons d’avancer — avec un peu de chance, dans la bonne direction.

La réponse arrive au bout d’une semaine. L’hypothèse sur laquelle nous avons travaillé est invalidée. Il nous faut tout refaire. Pas de panne d’optimisme: Gustave a les éléments-clé, fournit son estimation du temps et des moyens nécessaires pour répondre au mieux à la demande du client, et l’équipe se remet au travail. Nous avons toutefois perdu une semaine sur le sujet: il nous reste trois semaines.

J-3 semaines : le chiffrage explose le budget

Notre équipe travaille depuis de nombreuses années avec un partenaire de confiance pour sous-traiter une partie de notre activité sur laquelle son expertise est plus pointue que la nôtre. Nous avons besoin d’un chiffrage du prestataire sur la sous-traitance de cette brique. La demande était faite des le début de notre décision de répondre à l’appel d’offres, et la réponse du prestataire, visiblement débordé en cette période tendue, arrive tout juste.

C’est la douche froide: le chiffrage nous met hors budget. Nous devons demander au prestataire de pivoter sur une autre solution technologique, tout aussi qualitative, mais moins onéreuse, et qui nous demande de revoir un certain nombre d’éléments de notre mémoire afin que tout soit cohérent.

Notre prestataire répond vite avec son second chiffrage: nous sommes dans le budget. Mais nous devons réécrire toute la partie de notre réponse à l’appel d’offres qui concerne son travail. Nous avons perdu deux semaines avec ces allers-retours. Il nous reste une semaine.

J-1 semaine : incohérences et références perdues

On le sait tous, un dossier mal personnalisé est voué à l’échec. Et à une semaine de la date limite de dépôt, le mémoire affiche enfin toutes les bonnes données, mais il est pétri de problèmes de cohérence globale.

En effet, nous remarquons que l’illustration affichée en première page n’est pas la bonne version et présente une version obsolète du travail de notre entreprise. Il faut absolument retrouver la nouvelle version mais elle est perdue dans les affres du drive partagé.

Pendant que Grégoire se lance dans un exercice de spéléologie numérique, Suzanne identifie des références techniques non conformes à la norme européenne « EN 16 598-3 ». Rien d’impossible pour nos deux experts pour qui ce n’est pas le premier rodéo.

Corrections, vérifications, rééquilibrages : tout devient chronophage à ce stade.

J-2 : jour férié

La date limite de remise tombe un lundi. Le vendredi précédent est férié (donc non travaillé). L’équipe est dans la dernière ligne droite. Le directeur commercial et le chef de projet savent qu’ils risquent de sacrifier leur week-end pour finaliser le dossier.

À l’arrivée, l’équipe aura consommé près de quinze jours-homme répartis sur les six semaines pour boucler cette réponse.

Comment Avaeda vous met à l’abri du chaos

Avec une solution comme Avaeda, on bascule de la gestion de crise à la Avec une solution comme Avaeda, on bascule de la gestion de crise à la réponse maîtrisée :

• Base de références à jour, toujours accessible.
• Génération automatique du mémoire technique selon les critères de jugement et les exigences de l’appel d’offres.
• Rapidité d’adaptation : un changement de chiffrage dans la proposition technique, une évolution de stratégie, une modification de fond ou sur la forme — une simple instruction et le texte se met à jour.
• Gain de temps spectaculaire : on écrit 5 fois plus vite.

Ainsi, le facteur « temps / qualité » se renverse, et votre directeur commercial retrouve son week-end.